Електронні документи: затверджено правила передачі в архів

Наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2020 року № 4555/5 затверджено Порядок прийому-передачі електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, повідомляє Лига.Закон.

Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо прийому-передачі електронних документів, внесених до Національного архівного фонду (НАФ), на постійне зберігання до архіву від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування. Йдеться про електронні документи, що є джерелами комплектування архівів відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Правилами роботи архівних установ України.

Цей Порядок застосовують для прийому-передачі на зберігання в архіви документів постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання, в тому числі з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб - джерел комплектування архівів в разі ліквідації цих юридичних осіб.

Підготовка електронних документів НАФ на постійне зберігання здійснюється юридичними особами відповідно до вимог Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання.

Прийом електронних документів НАФ в архів від юридичних осіб - джерел комплектування архіву проводять щорічно за графіком, затвердженим архівом за погодженням з юридичною особою.