Онлайн-бухгалтерия: как самому вести бухучет

Ведение бухгалтерии всегда является головной болью для предпринимателя, особенно начинающего, у которого есть свой креативный бизнес-проект, но нет желания погрязнуть в тоннах бумаги, повідомляє UBR.

Более того, страх перед отчетностью, оформлением документов, выплатой зарплат работникам и т.д. много кого отпугивает уже изначально.

Что нужно знать об онлайн-бухгалтерии, чтобы справиться самому:

Клиент-банк

Раньше набор платежек был спецификой исключительно бухгалтеров, однако интернет и IT-технологии подарили бизнесу такой удобный "гаджет", как клиент-банк. Каким бы ни был банк, в котором предприниматель открывает расчетный счет, он всегда предоставляет опцию клиент-банка, то есть удаленного управления своим счетом и, соответственно, платежами.

Для получения доступа к управлению счетом в банке достаточно в его системе оформить себе сертификат электронного ключа, к которому "цепляется" цифровая подпись бухгалтера и директора предприятия. Если нет бухгалтера – не беда, директор все может делать и самостоятельно. Набрать платежное поручение, вбить туда реквизиты получателя, оплатить налоги и отправить на оплату – все это можно сделать за несколько минут.

ФОПы, особенно в глубинке, часто приглашают работать или подрабатывать бухгалтеров, в том числе доверяя им свой ключ и пароль в клиент-банке и при этом не оформляя на работу. В таком случае имеет смысл оформить себе также функцию "подтверждение платежа", когда операцию в клиент-банке нужно подтвердить через СМС или индивидуальный код, который генерирует специальный "брелок", выдаваемый в банке.

Бухучет

Программа бухгалтерского учета 1С необходима для крупных предприятий, так как она позволяет хранить в одном месте всю информацию о его деятельности, сводить склады и формировать отчеты, посчитать к уплате налог на прибыль и сумму налогового обязательства. Однако малые предприятий вполне обходятся и без нее. В глубинке те ФЛП, которые являются плательщиками НДС, иногда устанавливают "ломанные" версии 1С за 500 грн или вообще бесплатно.

Читайте также: Как правильно открыть и ликвидировать ФЛП

Можно создавать отчеты и в бесплатной программе OPZ, предоставляемой государством, которую достаточно просто скачать с официального сайта. Впрочем, с некоторых пор и она отошла в сторону. После открытия "Личного кабинета" плательщика налогов на сайте Налоговой службы (ГНС) администрирование налогов и подача отчетности для ФОП стало максимально удобным.

В личном кабинете видна сумма задолженности по каждому из налогов, там виден налоговый лимит, можно генерировать платежки по уплате налогов и подавать отчеты. Для едва только открывшегося ФОП это сегодня удобный и бесплатный сервис, не нужна и 1С.

Подача отчетности

Для плательщиков НДС без сторонних платных сервисов обойтись все-таки не получится. Регистрация налоговых накладных (НН) в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН) требует сервисов, через которые и происходит регистрация НН в реестре. Наиболее известен M.E.Doc, который позволяет и работать в программе, и отправлять на регистрацию отчеты и НН, которые можно как создавать в этой программе, так и импортировать уже готовые из 1С.

Однако опытные бухгалтеры часто предпочитают пользоваться другими программами. Причин несколько. Во-первых, M.E.Doc несколько лет назад подвергся вирусной атаке, в результате которой у тысяч предприятий сгорели компьютеры или стерлась информация из базы, и восстановление потребовало больших финансовых вливаний. Во-вторых, другие программы, например Sonata или ArtZvit предоставляют те же услуги, но дешевле.

Например, полный пакет Sonata стоит дешевле, чем демо-версия (с неполным набором функций) M.E.Doc, а демо-версию первой вообще могут предоставить бесплатно на определенный срок. При этом ни Sonata, ни ArtZvit не подвергались кибератакам. Возможно, это связано с тем, что технические службы "медка" находятся в Киеве, а "сонаты" - в Николаеве, отсюда и разница в "столичной" и "региональной" ценах. Но для потребителя все равно, где они находятся по факту, – обе работают в формате "горячей линии".

Для работы в этих программах необходимо оформить раз в 1-2 года электронную печать предприятия и цифровую подпись (ЭЦП) директора, что достаточно быстро делается в таких платных службах, например, как АЦС Украина. Однако ничто не мешает придти в свое отделение налоговой службы и получить там ЭЦП бесплатно сроком на два года.

Ранее считалось, что в налоговой – очереди, поэтому выбирали платный сервис, однако в последние годы вследствие цифровизации ситуация изменилась кардинально: можно отстоять очередь в платный АЦС и оформить ЭЦП в ГНС и без очереди, и бесплатно.

Работа в таких сервисах обмена документами с ГНС не требует какого-либо специфического образования, все происходит, что называется, "в один клик". Есть смысл все-таки обслуживаться в сервисах подешевле. Например, металлургический холдинг олигарха Рината Ахметова СМЦ Метинвест пользуется программой ArtZvit. Как показала практика, такие сервисы и дешевле, и безопаснее, и их функционал не уступает "медку". Но каждый бизнесмен выбирает тот сервис, который ему по душе.

Приходящий бухгалтер

Все эти сервисы позволяют существенно облегчить нагрузку на бухгалтерию, что для малых предприятий очень актуально. Ведь тогда можно сэкономить и взять приходящего бухгалтера за куда меньшую ставку, так как он ведет, например, сразу пять ФОПов, оставив тому только функции, которые лучше отдать профессионалу, например, формирование отчета на прибыль и статистики.

"У Приватбанка есть опция "Вести бухгалтерию онлайн". Но если вы не бухгалтер, то лучше с ней не связываться. Если вы не знаете учета, как вы будете в ней работать? Это все равно неполноценный учет. Я все-таки не рекомендую работать без профессионального бухгалтера", – считает налоговый консультант Киевского центра поддержки и развития бизнеса, генеральный директор компании Е.С.Консалтинг Александра Томашевская.

Для предприятий постановка бухгалтерского учета – вещь обязательная. Если компания – плательщик НДС, не стоит самостоятельно заниматься ведением учета, для этой работы лучше привлечь профессионального бухгалтера. "Упрощенцы" – другое дело.

Читайте также: ФЛП перестанут получать госпомощь на детей: подробности

"Предприниматели на упрощеной системе налогообложения бухучет не ведут. Им для подсчета доходов нет необходимости каким-то специальным образом настраивать онлайн-бухгалтерию. Можно воспользоваться любым решением, начиная со школьной тетради и ручной записи и заканчивая онлайн-приложениями или CRM для учета доходов и расходов", - резюмирует Томашевская.